Cách đánh số thứ tự trong Excel giúp bạn tận dụng tối ưu các công cụ của phần mềm Excel, tiết kiệm thời gian trong việc xử lý và thống kê số liệu. Việc đánh số thứ tự trong Excel sẽ trở nên vô cùng đơn giản khi bạn biết đến cách đánh số thứ tự một cách thông minh dưới đây. Hãy cùng tham khảo nhé!
Bước 1: Mở tệp Excel lên, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > nhập công thức = vị trí ô vừa điền + 1 vào ô tiếp theo.
Ví dụ: Nhập số thứ tự ô đầu tiên tại vị trí A2 thì công thức nhập ở ô bên dưới là “=A2+1”.
Bước 2: Dùng chuột đặt ở hình vuông nhỏ tại góc ô đó và kéo xuống tới vị trí nhất định để Excel tự động điền số thứ tự.
Cách đánh số thứ tự nhanh trong Excel bằng chuột
Bước 1: Mở tệp Excel lên, nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên > sử dụng chuột để bôi đen 2 ô vừa điền số.
Bước 2: Di chuyển chuột vào vị trí góc dưới cùng bên trái cho đến khi thấy xuất hiện hình vuông nhỏ > kéo xuống để đánh số thứ tự cho các ô tính mong muốn.
Cách này được nhiều người dùng lựa chọn vì dễ nhớ, dễ thực hiện. Tuy nhiên nhược điểm của cách này khi bạn có nhiều dòng cần đánh số thứ tự thì việc kéo bằng tay vất vả hơn. Bên cạnh đó, khi bạn cần xóa 1 dòng nào đó thì số thứ tự cũng không tự nhảy theo, bạn sẽ phải kéo số thứ tự lại từ đầu.
Cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel bằng hàm SEQUENCE
Bạn chọn ô bắt đầu của dãy số > nhập công thức hàng “=SEQUENCE(Số hàng cần đánh số)” > nhấn Enter để hàm đánh số thứ tự tự động.
Ví dụ: Nếu cần đánh số cho 7 hàng thì công thức là “=SEQUENCE(7)”.
Cách sử dụng hàm để đánh số thứ tự trong bảng Excel này cực nhanh nhưng bạn phải nhớ hàm. Bên cạnh đó, hàm SEQUENCE chỉ hỗ trợ trên phiên bản Excel 365 nên các phiên bản Excel thấp hơn chưa thật sự hữu ích.
Cách đánh số thứ tự trong Excel bằng hàm SUBTOTAL lồng với IF
Lưu ý:
- Cách này chỉ được áp dụng khi sử dụng chức năng Filter.
- Việc sử dụng hàm SUBTOTAL giúp cho số thứ tự của giá trị được chọn sẽ đánh số lại từ đầu khác với hàm COUNTA là các số thứ tự của từng giá trị sẽ bị giữ nguyên khi lọc.
- Chỉ áp dụng được trên cột, không thể áp dụng được cho hàng.
Cú pháp của hàm SUBTOTAL như sau:
Cách này sẽ thực hiện lồng 2 hàm lại với nhau đó chính là hàm IF và hàm SUBTOTAL với cú pháp: =IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;…))
Trong đó:
- logical_test: Điều kiện của hàm IF.
- [value_if_true]: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
- [value_if_false]: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.
- function_num: Hàm được hiểu theo giá trị số (Ở đây là số 3 tương đương với hàm COUNTA).
- ref1;…: Vùng chứa số thứ tự.
Ví dụ: Có 1 bảng dữ liệu với các hàng trống.
Để điền số thứ tự tương ứng với các mặt hàng một cách tự động, từ các hàng trống, bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Nhập hàm theo cú pháp “=IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2))”.
Giải thích hàm trên:
Đối với hàm SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta có:
- function_num = 3: Được hiểu là hàm COUNTA trong SUBTOTAL – Đếm số ô không trống.
- ref1 =$B$2:B2: Là vùng đã được đánh số thứ tự
Lưu ý: Luôn phải khóa giá trị đầu tiên, ở đây là B2, nếu không khóa thì khi chạy hàm sẽ bị lỗi đối với những ô bên dưới.
Đối với hàm IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta có:
- C3=””;””: Nếu giá trị ở ô C3 là rỗng thì số thứ tự cũng sẽ là rỗng.
- SUBTOTAL(3,$B$2:B2)): Nếu ô C3 không rỗng thì sẽ sử dụng hàm SUBTOTAL.
Cách đánh số thứ tự trong Excel sử dụng Auto fill
Nếu trên thanh Ribbon của Excel của bạn chưa có chức năng Auto fill, người dùng có thể kích hoạt lên bằng cách:
Bước 1: Mở vào File.
Bước 2: Chọn Options.
Bước 3: Chọn Customize Ribbon > chọn filter All commands > tìm đến mục Filter series or Pattern.
Bước 4: Trong bảng Main Tabs tại cây thư mục Home > nhấn chuột phải > chọn Add new Group.
Bước 5: Nhấn chọn lại Filter Series or Pattern > nhấn vào Add > nhấn OK.
Sau khi có Auto fill bạn có thể thực hiện đánh số thứ tự bằng công cụ này với các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Mở tệp Excel lên, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > chọn Fill > chọn Series.
Lưu ý: Có 4 loại đánh số
- Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần.
- Growth: Kiểu lũy tiến.
- Date: Kiểu ngày tháng.
- Auto Fill: Kiểu tự động điền.
Bước 2: Chọn Rows nếu bạn muốn đánh số theo hàng, chọn Columns nếu đánh số theo cột. Tùy vào mục đích của bạn để chọn Rows hoặc Columns phù hợp,
Trong hướng dẫn này chọn Linear để đánh số kiểu tăng dần.
Bạn nhập số thứ tự bắt đầu vào mục Step value > nhập số thứ tự cuối cùng vào mục Stop value > chọn OK.
Sau đó màn hình máy tính sẽ hiển thị dãy số thứ tự bạn đã chỉnh sửa.
Với những cách đánh số thứ tự trong Excel cực đơn giản trên đây hy vọng sẽ giúp người dùng sử dụng Excel hiệu quả hơn. Cách đánh số thứ tự không liên tục trong Excel cũng nhanh hơn so với việc bạn phải nhập tay từng số phải không nào. Hãy chọn cho mình một cách đánh số thứ tự và thực hiện ngay nhé!
Xem thêm:
- Hướng dẫn định dạng ngày tháng trong Excel cực đơn giản
- Hướng dẫn vẽ biểu đồ trong Excel từ A-Z
